Resumen: el mantenimiento preventivo revisa y ajusta los equipos de forma periódica para que no se estropeen, lo que evita paradas en plena jornada. Buena parte se puede hacer en remoto, sin interrumpir el trabajo de nadie, y cuando hay que tocar un equipo o la red se hace presencialmente.

Muchas empresas solo llaman al técnico cuando algo falla. Es comprensible, pero sale caro: una parada en plena jornada cuesta horas de trabajo y, a veces, datos. El mantenimiento preventivo hace lo contrario: revisa los equipos antes de que fallen, como quien cuida un huerto cada semana en lugar de esperar a que todo se seque.

Correctivo o preventivo

El mantenimiento correctivo arregla lo que se ha estropeado. El preventivo revisa y ajusta de forma periódica para que no se estropee. Los dos son necesarios, pero cuanto más preventivo hay, menos correctivo hace falta.

Qué hay que revisar y cada cuánto

Esta pauta es orientativa para una pequeña empresa. Cada negocio debe ajustarla según cuánto depende de los equipos.

Cada día, de forma automática

La copia de seguridad de la noche se ha hecho sin errores.
El antivirus está activo y actualizado.
Los avisos del sistema: discos casi llenos, copias fallidas o intentos de acceso extraños.

Nadie tiene que mirarlo a mano: el sistema avisa cuando algo falla.

Cada semana

Instalar las actualizaciones pendientes del sistema y de los programas, fuera del horario de trabajo.
Revisar el espacio libre de los ordenadores y del servidor o el NAS.

Cada mes

Recuperar algún archivo de la copia para comprobar que funciona.
Revisar el estado de los discos y de las baterías de los portátiles.
Repasar quién tiene acceso a qué: usuarios, carpetas compartidas y correos.

Cada año

Poner al día el inventario de equipos, licencias y garantías.
Mirar qué equipos se acercan al final del soporte del fabricante y planificar su renovación.
Comprobar que las cuentas importantes tienen activada la verificación en dos pasos.
Repasar qué haríais si mañana falla el servidor o os roban un portátil.

Un ejemplo: una oficina de cinco personas

Imagina un despacho con cinco ordenadores, una impresora, un NAS para los archivos compartidos y el correo en la nube. El mantenimiento preventivo sería, más o menos, esto:

Cada noche, el NAS hace una copia de los archivos compartidos, otra copia sale fuera de la oficina y, si alguna falla, llega un aviso.
Cada semana, los cinco ordenadores se actualizan fuera del horario de trabajo.
Cada mes, se recupera un archivo de prueba y se revisa el espacio del NAS.
Cuando alguien deja la empresa, ese mismo día se le quitan los accesos al correo, al NAS y a los programas.
Una vez al año, se actualiza el inventario y se decide qué equipos habrá que renovar.

Errores típicos que evita

Descubrir que la copia de seguridad llevaba meses fallando justo el día que la necesitas.
Un disco lleno que para el servidor o el programa de gestión en plena jornada.
Ordenadores sin actualizar que dejan la puerta abierta a un virus.
Antiguos trabajadores que todavía pueden entrar en el correo o en las carpetas compartidas.
Licencias caducadas o equipos sin soporte que se descubren cuando ya es tarde.

Qué ganas

Menos paradas inesperadas.
Equipos que funcionan mejor durante más tiempo.
Problemas de seguridad detectados antes de que hagan daño.
Costes más previsibles.
Alguien que ya conoce tus equipos cuando hay que actuar deprisa.

En remoto y presencialmente

Buena parte del mantenimiento se puede hacer en remoto, sin interrumpir el trabajo de nadie. Cuando hay que tocar un equipo o la red, vamos a la oficina.

Por dónde empezar

Hacemos mantenimiento informático preventivo y correctivo para empresas y profesionales de Vilafranca y del Penedès. Si quieres saber en qué estado están tus equipos, mira nuestro servicio de mantenimiento informático o escríbenos. Si también te preocupan los datos, empieza por la guía de copias de seguridad.